Sebuah bisnis adalah sebuah sistem yang kinerja operasionalnya saling bergantung antarelemen penyusunnya. Selain faktor internal, yakni koordinasi antarelemen tadi, seringkali faktor eksternal (di luar sistem bisnis) mempengaruhi kinerja bisnis yang Anda jalankan. Di sinilah pentingnya mekanisme umpan balik kinerja bisnis Anda agar tersedia fungsi kontrol yang baik bagi Anda.
Mekanisme umpan balik yang dimaksudkan di sini adalah nilai atau masukan yang bisa Anda pergunakan sebagai penilaian apakah kinerja elemen-elemen bisnis Anda sesuai dengan yang semestinya atau tidak.
Penilaian ini bisa Anda gunakan untuk mengevaluasi kinerja berbagai bagian di bisnis Anda agar setiap bagian senantiasa menghasilkan output yang sesuai harapan.
Mengapa mekanisme kontrol berdasarkan umpan balik ini penting bagi bisnis Anda?
Untuk menjawab ini, saya akan sedikit bercerita mengenai pengalaman saya ketika mengabaikan mekanisme kontrol ini.
Saya memiliki sebuah kedai makan yang bisa dibilang cukup lumayan menghasilkan. Kedai yang saya kelola ini sudah berdiri sekitar 5 tahun. Pelanggan setia juga sudah banyak, yang artinya menurut saya, kedai ini beroperasi normal sesuai harapan.
Namun, sekitar 2 tahun lalu, kedai yang memang biasanya selalu ada dalam pengawasan saya, terpaksa harus saya tinggalkan karena saya harus mengurus persiapan pernikahan diri saya sendiri. Satu kesalahan saya kala itu adalah bahwa saya begitu saja mempercayakan operasional kedai kepada pegawai senior yang belum memiliki kapabilitas sebagai supervisor.
Selama ditinggalkan 1 bulan, saya benar-benar tidak menyangka akan terjadi penurunan kualitas makanan yang disajikan. Hal ini baru saya ketahui setelah saya kembali aktif di operasional kedai.
Awalnya yang saya perhatikan adalah mulai banyak bahan baku makanan yang busuk karena sistem penyimpanan yang tidak sesuai SOP. Kemudian, ada pelanggan yang memang sudah lama berlangganan datang dan menyampaikan keluhannya, bahwa selama sebulan lalu, dua kali ia datang dan mendapati rasa makanan yang tidak seenak biasanya.
Dua hal ini jadi acuan saya untuk kemudian mengevaluasi semua karyawan dan menyampaikan bahwa banyak terjadi penurunan kualitas ketika ditinggalkan beberapa waktu. Untung saja, fakta dan informasi yang diperoleh dan disampaikan oleh pelanggan ini bisa menjadi acuan bagi saya untuk segera berbenah. Kalau tidak, bisa-bisa kedai saya ditinggalkan oleh pelanggan-pelanggan lain.
Dari pengalaman yang saya sampaikan, ada 2 hal yang menjadi umpan balik bagi fungsi kontrol sistem bisnis di kedai yang saya kelola. Pertama, fakta yang saya dapati dalam operasional keseharian, apakah sesuai SOP atau tidak. Kedua, feedback (masukan, kritik, dan saran) dari pembeli, apakah produk/jasa yang kita jual bisa sesuai dengan ekspektasi mereka atau tidak.
Setiap bisnis tentu unik dari sisi budaya, karakteristik, dan target pasarnya. Oleh sebab itu, carilah hal-hal yang bisa Anda jadikan masukan bagi umpan balik di fungsi kontrol sistem bisnis yang Anda miliki.
Jadikan setiap temuan kesalahan, ketidaksesuaian SOP, keluhan pelanggan, produk cacat, dan lainnya, sebagai masukan bagi Anda untuk berbenah.
Kerendahan hati untuk mengakui bahwa tidak ada satu halpun yang sempurna adalah langkah awal Anda berpijak ketika menerapkan fungsi kontrol ini.
Sebaik-baiknya sistem pengawasan bisnis yang Anda terapkan, tidak akan lepas dari kesalahan. Temukan kesalahan sekecil apapun, dan benahi segera. Proses ini akan berlangsung terus seiring membesarnya bisnis yang Anda kelola.
Selamat berproses!
