Cara Mudah Menyusun KPI (Key Performance Indicator) Untuk Bisnis Kecil

Pernahkah Anda ingin memecat karyawan Anda karena performa kinerjanya yang buruk tapi bingung menyampaikan alasannya? Saya pernah. Dan jika Anda pernah pula mengalami kejadian serupa, berarti yang Anda butuhkan adalah menyusun KPI (Key Performance Indicator) atau suatu sistem penilaian standard yang bisa Anda gunakan sebagai bahan evaluasi kinerja karyawan.

KPI adalah kepanjangan dari Key Performance Indicator, yang dapat diterjemahkan sebagai Kunci Indikator Performa.

Secara umum, KPI adalah standardisasi penilaian kinerja sebuah tim bisnis yang bisa memudahkan seseorang untuk menilai kinerja dirinya sendiri.

Mengapa menilai diri sendiri?

Ambil contoh sebagai berikut, misal Anda sebagai pemilik bisnis kecil mengelola 10 orang karyawan. Tiap orang dari karyawan Anda ini tentu memiliki kapasitas dan performa kinerja yang berbeda satu dengan yang lainnya.

Namun, misalnya, ada salah satu karyawan yang memang bekerja dengan asal-asalan, tingkat kehadiran rendah, serta perilakunya terindikasi membawa pengaruh buruk kepada karyawan lainnya.

Apa yang akan Anda lakukan?

Pecat saja karyawan tersebut. Selesai perkara.

Akan tetapi, pertanyaan saya, atas alasan apa Anda hendak memecat karyawan Anda tersebut? Apakah hanya berdasarkan penilaian subjektif Anda sebagai pemilik bisnis saja? Ataukah ada penilaian yang transparan yang bisa menjadi alasan kuat Anda bisa memecat karyawan Anda tadi?

Nah, KPI (Key Performance Indicator) hadir sebagai salah satu cara menilai kinerja orang per orang dalam tim bisnis Anda.

Penilaian ini kemudian bisa Anda jadikan acuan bagi Anda untuk bertindak. Jika nilai kinerja karyawannya bagus, Anda bisa beri kenaikan gaji atau bonus. Jika nilainya buruk, Anda bisa pertimbangkan untuk “diperbaiki” atau langsung Anda berhentikan.

Dalam kasus karyawan yang memiliki kinerja jelek dan perilaku yang buruk tadi, seandainya Anda memiliki suatu standard penilaian yang transparan untuk semua karyawan, maka Anda bisa menunjukkan penilaian kuantitatif dan kualitatif kinerja si karyawan ini.

Nah, dengan menunjukkan nilai atau rapor buruknya, si karyawan ini akan bisa menilai dirinya sendiri dibandingkan karyawan lainnya. Sehingga, kalaupun kebijakan Anda adalah memecat si karyawan ini, maka semua berdasarkan penilaian yang transparan dan adil.

Jadi, langkah apapun yang Anda lakukan tidak perlu mendasarkan sesuatu berdasarkan perasaan. Semua tindakan bisa Anda lakukan berdasarkan pada sesuatu penilaian yang objektif.

Tujuan Pembuatan KPI (Key Performance Indicator)

Selain berfungsi sebagai standardisasi penilaian kinerja karyawan, sebetulnya adakah tujuan lain dari pembuatan KPI bagi bisnis kecil yang Anda jalankan?

Untuk menjawab pertanyaan ini, saya ajak Anda untuk memulai membayangkan tujuan akhir dari pikiran saya dan Anda sekalian.

Tujuan akhir dari mengapa Anda harus menyusun KPI untuk bisnis kecil yang Anda jalankan adalah untuk menciptakan pemimpin-pemimpin baru di bisnis Anda.

Mengapa tujuan akhirnya menciptakan pemimpin-pemimpin baru?

Jawabannya sederhana.

Bisnis itu dinamis dan bukan sekadar one man show. Sebagai pemimpin dan pemilik bisnis, Anda tentu perlu tambahan orang-orang yang memang mampu secara kompetensi dan mampu secara perilaku untuk menjadi wakil Anda di tiap-tiap bagian penting di bisnis yang Anda jalankan apalagi jika bisnis Anda sedang berkembang pesat.

Nah, bagaimana Anda bisa menunjuk orang-orang yang cocok menjadi pemimpin-pemimpin baru di beberapa divisi bisnis Anda jika Anda tidak memiliki cara standard dan transparan dalam menilai kinerja karyawan Anda ini.

Baik, jika Anda sudah paham, saya ajak Anda untuk juga melihat tujuan lain yang menjadi tujuan antara jika Anda membuat KPI untuk bisnis Anda, yakni :

[1] Transparansi atau Kejujuran

KPI berfungsi sebagai sarana penilaian yang transparan (jujur) bagi semua karyawan dan setiap level posisi dalam perusahaan.

Transparansi di sini dapat diartikan bahwa penilaian dilakukan berdasarkan kinerja dan perilaku setiap karyawan selama jam kerja.

Penilaian bisa dilakukan perorangan antar-sesama karyawan, oleh atasan kepada bawahan, penilaian per divisi, dan penilaian antar-manajer.

Dengan cara ini, hasil akumulasi penilaian yang terkumpul untuk masing-masing karyawan adalah hasil penilaian yang transparan (jujur).

[2] Penghormatan Satu Sama Lain

Dengan adanya penilaian yang transparan, yang mana semua pihak bisa saling menilai dan mendapat nilai, maka secara tidak langsung akan timbul rasa saling menghormati satu sama lain.

Penghormatan satu sama lain ini didasari adanya nilai rapor kinerja yang transparan, sehingga jika seorang karyawan mendapat promosi jabatan ataupun terpilih menjadi karyawan terbaik, semua karyawan lain sudah paham dan tidak berprasangka buruk mengenai hal tersebut karena semua berlandaskan penilaian yang transparan.

[3] Bagian Dari Komunikasi Dalam Bisnis : Visi, Pencapaian Target, Nilai-Nilai Baik

Dengan keberadaan KPI, secara tidak langsung Anda sedang meng-komunikasi-kan visi, goal, dan value dari bisnis yang Anda jalankan.

Visi, goal (target pencapaian), dan value (nilai-nilai baik) dalam perusahaan ini Anda jabarkan menjadi poin-poin penilaian dalam KPI yang Anda susun untuk semua karyawan, divisi, dan semua level posisi dalam bisnis Anda.

[4] Membangkitkan Rasa Memiliki dan Tanggung Jawab

Berdasarkan pengalaman pribadi saya, sangat sulit untuk menumbuhkan rasa memiliki dan tanggung jawab dalam diri karyawan jika tidak dilakukan suatu prosedur yang memang bisa membantu menumbuhkan rasa memiliki dan tanggung jawab tersebut.

KPI membantu Anda untuk membuat para karyawan Anda bekerja berdasarkan target-target, disiplin, serta aturan yang akan dinilai dalam KPI tersebut.

Dengan berpijak pada kriteria-kriteria penilaian dalam melaksanakan tugas kewajiban pekerjaan, baik itu secara pribadi maupun dalam tim, maka rasa memiliki dan tanggung jawab akan pekerjaan dan perusahaan akan muncul secara tidak langsung.[

[5] Menciptakan Pemimpin Baru

Seorang pemimpin tercipta bukan serta merta karena penunjukan atau karena senioritas semata, tapi lebih karena kapasitas pribadi dan kompetensi pribadinya memang mencukupi untuk menjadi seorang pemimpin.

Nah, keberadaan KPI menjadi salah satu sarana paling efektif untuk memberikan penilaian atas kapasitas dan kompetensi setiap karyawan yang Anda miliki.

Dengan adanya KPI, Anda memiliki track record (salinan) rapor setiap karyawan selama masa kerjanya di perusahaan Anda. Nilai rapor inilah yang bisa Anda jadikan pijakan pemilihan siapa-siapa saja yang bisa Anda jadikan pemimpin-pemimpin baru di bisnis Anda.

Anda akan sangat membutuhkan kehadiran pemimpin-pemimpin baru ini terutama ketika bisnis Anda sudah mulai berkembang, baik itu meningkat secara kapasitas atau ketika Anda hendak membuka outlet-outlet cabang baru.

Ingat, sumber daya manusia adalah kunci berkembangnya suatu bisnis.

Syarat Menyusun KPI (Key Performance Indicator)

Menyusun KPI untuk bisnis kecil yang Anda jalankan tidaklah perlu rumit, tapi yang penting ada beberapa syarat yang harus dipenuhi.

Syarat menyusun KPI (Key Performance Indicator) yang baik haruslah memenuhi kriteria SMART (Specific, Measureable, Achieveable, Relevant, dan Time phased).

• Specific : kriteria penilaian yang dibuat haruslah secara khusus (specific) menilai sebuah aktivitas pekerjaan atau hasil dari suatu pekerjaan. Misalnya, penilaian kinerja tenaga sales berupa jumlah penjualan yang harus berhasil diperoleh minimal 50 juta rupian per orang tenaga sales.
• Measureable : semua kriteria yang dinilai ini haruslah bisa diukur. Misalnya, penilaian tingkat produktivitas karyawan berupa bahwa setiap karyawan produksi harus bisa menghasilkan 100 bungkus produk per hari.
• Achieveable : jika Anda menetapkan suatu target untuk dinilai, target ini haruslah sesuatu yang masuk akal untuk dicapai oleh karyawan-karyawan Anda. Misalnya, jika tahun sebelumnya pencapaian omset bulanan Anda rata-rata adalah 200 juta per bulan, kemudian Anda mencanangkan target pencapaian omset tahun ini adalah 1 Milyar per bulan, tentu ini adalah lompatan yang terlalu drastis untuk dicapai dengan kapasitas bisnis Anda yang belum tentu juga mampu melayani target tersebut. Inilah contoh target yang tidak/kurang achievable). Namun, jika Anda menetapkan target bulanan menjadi 2x lipat atau menjadi 400 juta, tentu ini jauh lebih mungkin untuk dicapai secara natural oleh tim Anda.
• Relevant : kriteria dan target yang Anda susun dalam KPI haruslah sesuatu yang relevan atau realistis dengan kondisi dan tujuan perusahaan. Ukur dan nilailah hal-hal yang memang terjadi dalam proses bisnis dalam usaha Anda ini. Jangan menilai sesuatu yang tidak ada. Misalnya, Anda ingin menilai ketepatan waktu kedatangan karyawan Anda ke kantor sementara Anda tidak memiliki sistem yang memungkinkan pencatatan waktu kedatangan secara tepat (mesin absensi). Tentu hal ini tidak relevan untuk dijadikan penilaian.
• Time phased : kriteria penilaian yang Anda buat dalam KPI ini haruslah berpijak pada batasan waktu (rentang waktu) tertentu. Misalnya, penilaian omset penjualan setiap tenaga sales dihitung dalam rentang waktu 1 bulan. Contoh lain, karyawan bagian produksi harus mampu menghasilkan produk 20 buah produk setiap jam, atau sekitar 3 produk per menit.

 

5 Tahapan Pembuatan KPI

Secara sederhana, Anda bisa mulai menyusun KPI untuk bisnis Anda dengan cara merinci secara detil pekerjaan setiap orang karyawan dan setiap divisi di bisnis Anda. Setelah itu buat kriteria penilaian berdasarkan 5 tahapan pembuatan KPI berikut ini.

Tahap #1 : Definisikan Target

Tentukan target yang jelas dari setiap aktivitas pekerjaan yang hendak dijadikan kriteria penilaian KPI. Target ini bisa jadi target orang per orang ataupun target tim atau bahkan target perusahaan.

Tanpa target yang jelas, tidak akan ada kriteria untuk dinilai.

Tahap #2 : Identifikasi Faktor Sukses

Kenali kriteria sukses suatu penilaian yang Anda buat. Misalnya, Anda memberi target bahwa suksesnya tenaga penjual jika ia berhasil membukukan omset penjualan sebesar 50 juta rupiah per bulan, yang terbagi menjadi 30 juta rupiah dari pelanggan lama dan 20 juta rupiah dari pelanggan baru.

Dengan mengenali faktor sukses ini, Anda akan mudah memberi penilaian kinerja karyawan Anda.

Tahap #3 : Identifikasi Faktor Yang Perlu Dikontrol

Dalam operasional proses bisnis, banyak faktor yang sulit dikendalikan, apalagi jika proses aktivitas tersebut terjadi di luar kantor.

Sebagai contoh, bagaimana Anda tahu bahwa tenaga sales yang Anda miliki melakukan kunjungan ke pelanggan lama dan pelanggan baru setiap harinya? Bisa saja mereka memalsukan laporan perjalanannya, bukan?

Contoh lain, misalkan Anda berbisnis kuliner, bagaimana Anda tahu bahwa pemakaian gula untuk minuman sudah sesuai dengan jumlah porsian minuman yang terjual?

Nah, faktor-faktor semacam inilah yang harus Anda kontrol atau kendalikan agar tidak terjadi penyalahgunaan sumber daya, pemborosan tenaga, serta tidak optimalnya pekerjaan yang dilakukan karyawan Anda.

Tahap #4 : Buatlah Standard Penilaian Kuantitatif dan Kualitatif

Buatlah kriteria penilaian secara kuantitatif untuk hal-hal yang memang bisa dinilai atau memiliki faktor sukses yang spesifik di suatu nilai angka. Misalnya omset penjualan, jam kedatangan dan pulang kantor, jumlah barang yang diproduksi setiap jam, dan masih banyak lagi.

Namun, dalam proses bisnis, terkadang, ada kriteria penilaian yang sifatnya kualitatif. Sifat kualitatif ini ukurannya bukan angka yang spesifik tapi mengarah kepada mutu, warna, kepuasan, dan hal lain yang cenderung abstrak.

Akan tetapi, hal yang sifatnya kualitatif ini harus Anda buat standar penilaian diskretnya atau dengan kata lain harus bisa Anda buat skala kuantitatifnya.

Misalnya, dalam produksi pakaian seragam, terkadang harus memenuhi standard warna tertentu. Jika Anda mendapat orderan konveksi memproduksi seragam dengan warna biru, Anda harus pastikan biru yang harus diproduksi warna biru yang mana. Nah, agar tidak salah, Anda bisa memberikan daftar visual kertas dengan berbagai varian warna biru yang klien kehendaki.

Contoh lain lagi, tentu Anda sudah familiar dengan metode pemberian rating tingkat kepuasan pada aplikasi Go-Jek, bukan? Nah, itu adalah salah satu cara membuat ukuran kualitatif menjadi suatu standard penilaian yang sifatnya kuantitatif.

Ini beberapa contoh kriteria penilaian kualitatif dan kuantitatif dalam KPI :

• KUANTITATIF : target penjualan, produktivitas, rejection rate, presensi, supplier, turnover karyawan, inovasi produk, efisiensi biaya, dan masih banyak lagi.
• KUALITATIF : standard warna menggunakan kartu warna atau kode warna, buat indeks untuk penilaian perilaku karyawan, scoring/indexing, nilai attitude atau sikap karyawan, nilai respon customer service dalam menanggapi keluhan pelanggan, output quality, rangking karyawan, dan lain-lain.

Tahap #5 : Penentuan Jangka Waktu

Tahapan terakhir adalah menentukan jangka waktu penilaian KPI untuk setiap kriteria.

Ada kriteria-kriteria yang harus dihitung bulanan karena mempengaruhi bonus gaji atau bonus performa. Tapi, ada juga kriteria yang baru bisa dinilai per jangka waktu tertentu, misal per 4 bulan, atau per semester, contohnya pencapaian omset perusahaan per kuartal atau per semester.

Apapun kriterianya, pastikan ada jangka waktu yang membatasi kapan penilaian dilakukan dan kapan berakhir.

Contoh Kriteria Penilaian KPI (Key Performance Indicator) Bisnis Kecil

Berikut ini adalah contoh sederhana penyusunan KPI bagi sebuah bisnis.

Contoh KPI bagian Marketing dan Sales :

• akuisisi pelanggan baru
• analisa potensi dan tren pasar
• indeks kepuasan pelanggan
• database pelanggan
• piutang (dan yang tertagih/macet)
• profitabilitas (per segmen, jika diperlukan)
• produktivitas tenaga penjual

Contoh KPI bagian Keuangan :

• pelaporan dan administrasi
• pajak
• pendanaan
• pembayaran (hutang-piutang)

Contoh KPI bagian Produksi (Manufaktur) :

• siklus produksi / cycle time
• produktivitas
• rejection rate
• efektivitas penjadwalan
• kapasitas dan utilisasinya
• inovasi dan efisiensi proses
• perawatan aset (kondisi mesin, biaya perawatan, kesiapan, dan sebagainya)

Contoh KPI bagian Supply Chain Management :

• forecast (perkiraan) penjualan
• inventory
• pengadaan barang dan supplier
• manajemen gudang
• manajemen transportasi (dan biayanya)

Contoh KPI bagian Sumber Daya Manusia :

• turnover karyawan
• penilaian kinerja karyawan
• analisa kinerja tim / bagian dan antarbagian (cross function)
• payroll system
• training / pelatihan karyawan

DEMIKIAN secara singkat, pengertian mengenai KPI (Key Performance Indicator), syarat-syarat menyusun KPI untuk bsinis, tahapan pembuatan KPI, dan contoh-contoh kriteria penilaian KPI di bidang-bidang yang umum dalam sebuah bisnis kecil.

Semoga bisa menjadi panduan yang bermanfaat bagi Anda dalam menyusun KPI usaha Anda sendiri. Salam sukses selalu!